オフィスの便利グッズなら【NOUQUE】～ファイルの整理でデスク周りをキレイに！書類整理のコツは3つに分けることから～

仕事の整理整頓で悩むのが毎日増える書類の数々だと思います。書類整理を適当に済ませてしまうとデスク周りまで散らかることが多いですが、ファイルの整理整頓をするだけでデスク周りはキレイにすることができます。

書類整理のコツは、まず手にした時にざっくりと「今現在進行中の必要な書類」「案件が終わった書類」「やがて使うかもしれない書類」の3つに分けます。

その際、重要じゃない書類や不要な資料・パンフレットは処分していきましょう。終了した業務に関しての書類は原本だけ保管するようにします。しかし、念のために置いておきたい書類もあるかと思います。その場合はあまり大きくない保留用の箱を一つだけ作り、そこがいっぱいになったら古いものから捨てていくという方法をとるのがおすすめです。

また、書類のサイズを統一するのも手早く作業ができるコツです。書類は一般的にA4サイズであることが多いと思いますので、それらを整理するアイテムもA4で統一し、スムーズに作業できるようにしましょう。

さらに、見出しをつけることで作業効率を上げることができます。大事な書類には付箋やシールをしっかり貼っていたとしても、関連書類にまで頭が回らなかったというケースもございます。フォルダに入れて関連書類を整理する時、ついでに走り書きで書いたメモを入れておくだけでも資料の見つけやすさは違います。見出しをつける際にも検索しやすい、他の方にもわかりやすい見出しをつけることがおすすめです。プロジェクト名、クライアント名、期間などを書いておくと探しやすいです。

上手な書類整理を習慣づけて、整ったデスク周り・オフィスを維持しましょう。

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