それは書類の 「とりあえず整頓」 にありました。
整理整頓にはダイエットと同じで「リバウンド」があるというのはご存じですか？
整理整頓が苦手という方の多くはこの「リバウンド」を経験しているのではないでしょうか？
整理整頓もダイエットと同じで、一度実行しても、しばらくすると散らかりだして以前のような状態にもどってしまうことを「リバウンド」と言います。
ダイエットにおける「リバウンド」の原因は食生活の改善や運動を「習慣化」できなかったことにありますが、整理整頓でも毎日増えていく仕事上の書類などを取捨選択し使いやすいように整えるという「習慣」が身につかないことで「リバウンド」が起こってしまいます。
デスク上で一番多く、場所を取っているものは「書類、印刷物」です。
企画書や営業資料などの書類、見積書、請求書、領収書などの伝票類、ハガキや封書などの郵便物、ノートやメモなどの筆記具、その他パンフレットやカタログなど、とにかく書類・印刷物がたくさんあり、これらを日々整理整頓しなければ、まさに「野ざらし」で、デスクにドンドン広がり積み上がっていくことになります。
とりあえずクリアファイルに詰めてブックスタンドに立てかけたり、引き出しの中に収納しているという人もいますが、色々な書類がごちゃ混ぜに立てかけてあるので、使用頻度の低いものは毎回探していることが多いようです。
こういう状態を私達は「とりあえず整頓」と呼んでいます。
一見整理整頓ができているようですが、その都度の「必要なものとそうでないものを仕分ける」ということができないため、必要な書類を探しにくかったり、ドンドン増えていき溢れでてしまうのです。
「とりあえず整頓」の人が 「リバウンド」せずに 正しい「整理整頓」を 身につける特別な方法の提案。
「とりあえず整頓」の人ができないのは「その都度いる・いらないの分類」です。これを一度に変えようとすると「リバウンド」してしまいます。
クリアファイルなどに書類を詰めてブックスタンドに立てかけるということは悪くありません。
しかし、一つのクリアファイルに大きさの異なる書類をたくさん詰め込み、そのファイルがたくさん押し込められているので、必要な書類だけを引っ張りだすことができず、いくつかまとめて取り出すことになり、「探す時間」がかかってしまいます。
それならば、いっそのことそれらをまとめてファイリングしてしまえば良いのです。
手順はたったの２つ。
- それぞれの仕事（案件）ごとにクリアファイルなどに分け入れる
- それらを収納ができて出し入れが容易にできる特別なファイルに綴じる
たったこれだけで、取り出したい書類が収納されたファイルを手元に引っ張りだし、手元で簡単に探し出すことができ、「探す時間」を大幅に削減することができるのです。
「整頓」はキレイに整えられ、「探しもの」の時間を減らすことにありますから、「とりあえず整頓」の人が変えるべき習慣は、まずこの「探しやすい収納」のためのファイリングを習慣化すること、正しい「整頓」を習慣化するところなのです。
でも、これだと書類を詰め込むという習慣は変わらないから、ファイルが一杯になって収納できない状態になってしまうのでは、と心配されるかもしれませんが、その時こそ元々変えるべき習慣であった「必要のないものを捨てる」ということに取り組むタイミングだと考えて下さい。
これが、仕事中の「探す時間」を減らすことができ、「リバウンド」せずに整理整頓を「習慣化」できる方法なのです。
