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気づかないまま誰もが犯している過ちとは?

気が付くと机の上は書類に埋もれ、ほんのわずかなスペースで作業をしているという方、恐ろしく時間を無駄にしているということをご存知ですか?

机の上が書類で埋もれていようと、必要な成果をあげているのであれば問題はありません。しかし、人は1日に30分は「探しもの」をしているという統計データがあります。これは1回の「探しもの」にかける時間では無いので、ほとんどの人が「無駄にしている」と意識していません。

でもこれは示された時間よりも「多かれ少なかれ人は必ず探しものをする」ということを意味しており、多い人はこれ以上の時間を「探しもの」に使っていることを示しています。

何か行動をするたびに「あれはどこにやったかな?」とゴソゴソと探すことが多いという方、もしかすると一日一時間以上「探しもの」に使っているかもしれません。そして「探しもの」をしている時間は他のことは何もできませんから何も生み出せず、精神的にもストレスを感じる時間なので、これほど無駄な時間はありません。

「自分は几帳面ではないからしょうがない」と諦めている方もいるかもしれませんが、簡単に諦めていい問題ではありません。

でも、安心してください。

この記事を最後まで読んで頂ければ、誰でも書類を探す時間を簡単に減らして、生産性を向上させることができるようになります。

整理整頓の基本は「捨てる」こと

shorui2仕事上の書類を探す時間がほぼ無いという人と25分以上かかる人の生産性には大きな開きがあるのは明らかです。その違いは整理整頓し、仕事上の物事を「管理」できているか否かということです。

整理整頓とは、「整理=捨てる」と、「整頓=わかりやすく整える」という2つの行動を表した言葉です。この2つのことが同時にできていなければいけません。

たとえ机の上の書類がいずれかに収納されスッキリしていても、どこに収納したのかがわからない、ある場所がわかっても必要のあるもの無いもの全てを収納していれば、結局そこから「探しもの」をしなければなりません。そしてこの「収納はされているが必要な物がすぐに取り出せない」という状態こそが「捨てらなどれない」最大の要因なのです。

整理整頓についての指南書などにはたいてい最初に「捨てるものと残すものを分別」すると書かれていますが、大事なのは残したものも情報やデータが更新されるものは「簡単に」引っ張り出して「入れ替えられる」状態で残されていなければいけません。

つまり整理整頓とは「整理→整頓→整理→整頓…」と循環した活動でなければいけないのです。

大抵の人はこの「簡単に入れ替える」ということができないために、結局新しい書類を残した書類の上に束ねる、積み上げていってしまうのです。

「見つけやすく」「捨てやすい」収納が生産性を向上させる

shorui書類の整頓の方法として最も効率的なのは「立て積み」です。

これは書類を「横積み(=寝かして上に積み上げる)」ではなく、分別した書類をファイルで綴じ「書類を立てる」という方法です。

いくつか引き出しのある「収納BOX」に書類を寝かして上からドンドン積み上げて保管しているのを見かけますが、これだと増える一方になりますから、まずやってはいけない方法です。また、書類は寝かすと1枚でも一定の面積(A4サイズなら210mm×297mm)を取られてしまいますが、立てると同じ面積に多くの枚数が置けるので収納スペースの点からも効率的な方法です。

さらにファイリングのメリットとして、何枚もの書類をまとめて一つの「冊子」としてページを繰るように内容を確認することができ、必要な書類を見つけやすいという点もあげられます。例えば進行中の案件ごとにファイリングをしていけば、それだけで今見るべき案件の書類が束になったファイルを引っ張り出すだけなので探す時間はほぼゼロです。

ただし、これはファイルの中の書類が常に「整理整頓」され、必要なものだけがファイリングされている場合です。ファイリングされているのは良いのですが、ドンドン上から新しい書類が綴じられてパンパンに膨れ上がったファイルを見かけることがありますが、これはもはやファイルではありません。綴るのが面倒で、留め具の上からただ挟んでいるという場合もあります。

ファイリングの欠点を無くし、誰もができる正しい「整理整頓」を実現

これまでのファイルの欠点は、留め具で綴じるので間の書類を「引き抜いて捨てるのが手間、面倒」というものでした。「バインダー」といって上下で書類を挟み込むというものもありますが、こちらは束ねられる数が少ない。ある程度の量を綴るには、書類に穴(たいていは2つ穴)を開け、留め具をその穴に通して綴じます。

この場合、間にある書類を取り出そうとすると、それよりも上に綴じられた書類ごと一旦引き抜き、残す書類は再度穴に通して綴じ直さなければならず、これが面倒で古い書類と交換をしないまま、新しい書類をドンドン束ねてしまうのです。

これが何の手間もなしにできるとしたら、どれだけ効率的で、「探しもの」の時間がどれだけ減らすことができるか!

この綴じ方が生まれてからどれだけの時間が経ったのかはわかりませんが、ずいぶん長い間この方法に変化はありませんでした。

その間に無駄になった「探しもの」の時間はどれだけあったでしょう?

そんな硬直したファイル市場に革新をもたらしたのが「NOUQUE」です。

書類を束ねる留め具に斬新な機構を施すことによって、どれだけ束ねていても間にある書類を簡単に引きぬくことができるようになったのです。

これまでは抜き差しを厭わない几帳面な人にしか正しい「整理整頓」ができませんでしたが、これからは「NOUQUE」で誰でも正しい整理整頓ができるようになります。

※「探す時間」を150時間、1ヶ月稼働を25日として計算。株式会社キョーワハーツ独自の比較調査では、これが最大1/5(30時間:1日6分)まで削減されました。